কোন ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান তাদের প্রতিদিনের লেনদেন যেমন ক্রয়-বিক্রয়, অর্থ পরিশোধ, অর্থ গ্রহণ ইত্যাদি ভাউচারে লিপিবন্ধ করে রাখে। এ ভাউচার থেকে লেজার কিংবা যাবতীয় রিপোর্ট তৈরি করা যায়। হিসাব ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার হিসাবে একাউন্টিং প্যাকেজে ডেটা এন্ট্রি করার জন্য বিভিন্ন ধরনের ভাউচার ব্যবহার করার ব্যবস্থা রাখা হয়।
ভাউচার হলো কোন লেনদেনের লিখিত প্রমাণ পত্র। কোন প্রতিষ্ঠানের পণ্য ক্রয়-বিক্রয় এবং বিভিন্ন প্রকার আয়-ব্যয় সংক্রান্ত লেনদেনের স্বচ্ছতা, জবাবদিহিতা এবং সত্যতা যাচাইয়ের জন্য ভাউচার ব্যবহৃত হয়। এটি এমন একটি প্রামাণ্য দলিল যাতে পণ্য সামগ্রীর ক্রয় বা বিক্রয়, বিভিন্ন প্রকার খরচ, ব্যয়সমূহ এবং দাতা-গ্রহীতার স্বাক্ষর লিপিবদ্ধ করা হয়। কোন কিছু গ্রহণ করা বা কোন কিছু পরিশোধ করা হলেই একটি লেনদেন সম্পাদিত হয় এবং একটি লেনদেন থেকেই একটি ভাউচার তৈরি করা যায়। একাউন্টিং প্যাকেজে কেবলমাত্র ভাউচার ইনপুট করা হলেই অন্যান্য সকল রিপোর্ট ও প্রতিবেদন একা একাই তৈরি হয়।
ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন ধরণের লেনদেন হয়ে থাকে। লেনদেনের ধরন অনুযায়ী বিভিন্ন লেনদেন ইনপুট করার জন্য একাউন্টিং প্যাকেজে পূর্বনির্ধারিত বিভিন্ন প্রকার ভাউচার ফরমেট থাকে। এসব ফরমেট ব্যবহার করে প্রায় সব ধরনের লেনদেন ইনপুট করা যায়। তারপরও ব্যবহারকারী প্রয়োজনে যে কোন ভাউচার নিজের ব্যবহার উপযােগী বা কাস্টমাইজ করে নিতে পারেন সে ব্যবস্থাও আছে।
ভাউচারের প্রকারভেদ (Types of Voucher)
ব্যবসায়িক লেনদেনের উপর ভিত্তি করে ভাউচারকে বিভিন্ন শ্রেণীতে বিভক্ত করা যায়। যথা-
- কন্ট্রা ভাউচার (Contra Voucher)
- ভাউচার রিশিপ্ট (Receipts Voucher)
- ভাউচার পেমেন্ট (Payment Voucher)
- ভাউচার জার্নাল (Journal Voucher)
এছাড়াও কাস্টমার ও সাপ্লায়ারদের সাথে লেনদেনগুলােকে নিম্নোক্ততাৰে শ্ৰেণীবিভাগ করা হয়।
- সেলস ভাউচার (Sales Voucher)
